Privacyverklaring SlimContact

Laatst bijgewerkt: 15 november 2025

1. Wie zijn wij?

SlimContact is een bedrijf dat AI-telefonie en AI-chatoplossingen levert voor ondernemers. Wij helpen bedrijven bij het automatiseren van klantcommunicatie via een AI-telefoniste en chatbots.

Contactgegevens:

• Bedrijfsnaam: SlimContact

• E-mailadres: info@slimcontact.com

• KvK-nummer: 98786229

SlimContact is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens wanneer u contact opneemt met onze klanten die gebruikmaken van onze AI-diensten:

2.1 Via AI-telefonie

• Telefoonnummer

• Naam (indien verstrekt tijdens het gesprek)

• Gespreksinhoud en gespreksopnames

• Afspraakgegevens (datum, tijd, onderwerp)

• Metadata (tijdstip van gesprek, duur, gespreksverloop)

2.2 Via AI-chatbots (WhatsApp, webchat, social media)

• Naam en contactgegevens

• Chatberichten en berichtinhoud

• Afspraakgegevens

• Metadata (tijdstip, platform, interactiegeschiedenis)

2.3 Van onze zakelijke klanten

• Bedrijfsgegevens

• Contactgegevens zakelijke contactpersonen

• Configuratie en voorkeuren voor de AI-diensten

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

3.1 Uitvoering van de dienst

• Het beantwoorden van telefoongesprekken en chatberichten

• Het verstrekken van informatie over producten en diensten

• Het inplannen en beheren van afspraken

• Het doorsturen van verzoeken naar de juiste medewerker of afdeling

• Het uitvoeren van integraties met kalendersystemen en CRM-software

Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang (het leveren van efficiënte klantenservice).

3.2 Verbetering van de dienstverlening

• Het analyseren van gesprekken om de AI te verbeteren

• Het monitoren van de kwaliteit van onze diensten

• Het oplossen van technische problemen

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (verbetering van onze dienstverlening).

3.3 Wettelijke verplichtingen

• Het voldoen aan wettelijke bewaarplichten

• Het behandelen van klachten en geschillen

Rechtsgrond: Wettelijke verplichting.

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

• Gespreksopnames en transcripties: maximaal 12 maanden

• Chatgeschiedenis: maximaal 12 maanden

• Afspraakgegevens: maximaal 12 maanden na de afspraak

• Metadata en statistieken: maximaal 12 maanden

• Zakelijke klantgegevens: gedurende de contractduur plus 7 jaar (wettelijke bewaarplicht voor administratie en fiscale doeleinden)

Na afloop van deze termijnen worden de gegevens permanent verwijderd. In uitzonderlijke gevallen (zoals bij een geschil of juridische procedure) kunnen wij gegevens langer bewaren indien dit noodzakelijk is.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

5.1 Onze klanten

De gegevens die u verstrekt tijdens contact via onze AI-diensten worden doorgegeven aan de ondernemer bij wie u contact opneemt. Zij zijn verantwoordelijk voor de verdere verwerking van deze gegevens volgens hun eigen privacyverklaring.

5.2 Verwerkers

Wij maken gebruik van externe partijen die ons helpen bij het leveren van onze diensten:

• OpenAI (GPT-API): Voor het verwerken van gesprekken en berichten via kunstmatige intelligentie

• N8N (automatiseringsplatform): Voor het uitvoeren van workflows en integraties

• Google Calendar: Voor afspraakbeheer (indien geactiveerd door de klant)

• CRM-systemen en boekingssoftware: Afhankelijk van de integraties die onze klant gebruikt

• Hostingproviders: Voor het hosten van onze diensten

Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten waarin strenge afspraken zijn gemaakt over de bescherming van uw gegevens.

5.3 Doorgifte buiten de EU

Sommige van onze verwerkers (zoals OpenAI) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals:

• Standaard contractuele clausules (SCC's) goedgekeurd door de Europese Commissie

• Adequate beveiligingsmaatregelen en versleuteling

6. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen:

• Versleuteling van gegevens tijdens verzending (TLS/SSL)

• Versleuteling van gegevens in rust (at rest)

• Toegangsbeveiliging en toegangscontrole

• Regelmatige beveiligingsupdates

• Strenge toegangsrechten voor medewerkers (need-to-know principe)

• Logging en monitoring van systemen

• Back-ups met versleuteling

7. Uw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

7.1 Recht op inzage

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken.

7.2 Recht op correctie

U kunt ons verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.

7.3 Recht op verwijdering (recht op vergetelheid)

In bepaalde gevallen kunt u verzoeken om uw gegevens te laten verwijderen.

7.4 Recht op beperking van de verwerking

U kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken.

7.5 Recht op dataportabiliteit

U heeft recht op een kopie van uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.

7.6 Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

7.7 Recht om toestemming in te trekken

Als u toestemming heeft gegeven voor de verwerking, kunt u deze te allen tijde intrekken.

Let op: Omdat onze diensten primair worden ingezet door onze zakelijke klanten, dient u voor verzoeken over gegevens die tijdens klantcontact zijn verzameld mogelijk ook contact op te nemen met de betreffende ondernemer.

8. Hoe kunt u een verzoek indienen?

Wilt u gebruik maken van een van uw rechten? Neem dan contact met ons op via:

• E-mail: info@slimcontact.com

Wij zullen uw verzoek zo spoedig mogelijk, en in ieder geval binnen één maand, beantwoorden. In complexe gevallen kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen.

9. Klachten

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan horen wij dit graag. U kunt contact met ons opnemen via de bovenstaande contactgegevens.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens

• Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

• Telefoon: 088 – 1805 250

10. Cookies en tracking

Onze AI-chatbots kunnen cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken voor het functioneren van de chat. Deze worden geplaatst door de website van onze klant. Raadpleeg de cookieverklaring van de betreffende website voor meer informatie.

11. Telecommunicatiewet en opname van gesprekken

SlimContact houdt zich aan de Telecommunicatiewet. Wanneer u belt met een klant van SlimContact, wordt u aan het begin van het gesprek geïnformeerd dat u spreekt met een AI-telefoniste en dat het gesprek wordt verwerkt voor dienstverleningsdoeleinden.

Door het gesprek voort te zetten, gaat u akkoord met de verwerking van uw gegevens. U kunt te allen tijde aangeven dat u liever met een menselijke medewerker wilt spreken of dat u niet wenst dat uw gegevens worden verwerkt. Uw gegevens worden dan niet verder verwerkt en het gesprek wordt beëindigd of doorverbonden.

12. Geautomatiseerde besluitvorming en AI

Onze diensten maken gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om gesprekken en berichten te verwerken. De AI:

• Beantwoordt vragen op basis van vooraf ingestelde informatie

• Plant afspraken in volgens beschikbaarheid

• Stuurt informatie door naar de juiste persoon of systeem

De AI neemt geen beslissingen met rechtsgevolgen of die u op vergelijkbare wijze significant treffen zonder menselijke tussenkomst. Belangrijke beslissingen worden altijd door onze klant of hun medewerkers genomen.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen. De laatste wijziging is doorgevoerd op de datum bovenaan deze verklaring.

14. Minderjarigen

Onze diensten zijn bedoeld voor zakelijke klantcommunicatie en niet specifiek gericht op minderjarigen. Wanneer een minderjarige telefonisch of via chat contact opneemt met een van onze klanten, worden de gegevens verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang van goede klantenservice. Ouders/voogden die bezwaar hebben tegen de verwerking van gegevens van hun kind kunnen contact met ons opnemen.

15. Vragen?

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op:

SlimContact

• E-mail: info@slimcontact.com

• KvK-nummer: 98786229

• Website: www.slimcontact.com

________________________________________

Deze privacyverklaring is opgesteld met zorgvuldigheid en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor specifiek juridisch advies over uw situatie raden wij aan contact op te nemen met een gespecialiseerde jurist.